Quant temps cal guardar els documents en una empresa

Hi ha molts aspectes complexos en tot el que té a veure amb les empreses i la seva activitat. Pel que fa a guardar documents legals sorgeixen molts dubtes sobre els terminis i tipus de documents que s’ han de guardar obligatòriament i com s’ ha de realitzar aquesta conservació.

Guardar documents legals d’ una empresa, una tasca important

A les empreses sol ocórrer que no es vol tirar res referent a la documentació que s’ ha anat generant per l’ activitat de l’ empresa. No obstant això, tot i que no és obligatori guardar-ho tot, sí que és important conèixer quins són els terminis de conservació de la documentació relacionada amb el negoci.

I això és fonamental, entre altres coses, per complir amb els requeriments d’ informació establerts per l’ Agència Tributària i, així, evitar la sanció que pot suposar fins al 2% de la xifra de negoci.

Aquests terminis obligatoris durant els quals cal guardar els documents legals poden ser diferents en funció de quin tipus de documentació sigui: tributària, mercantil o laboral.

Tipus de documents que cal conservar

A l’ hora de guardar documents legals cal tenir en compte el tipus de documentació de què es tracta:

Normativa fiscal

La normativa fiscal és el conjunt de normes que s’ encarrega de regular els tributs, el seu establiment i aplicació.

Quant a la documentació de naturalesa fiscal que s’ ha de guardar, és la Llei general tributària la que estableix que són quatre anys els que s’ han de guardar els documents des de la seva finalització.

Cal tenir en compte el següent en relació al termini de quatre anys:

• Influeix en la possibilitat de sol·licitar i obtenir devolució d’impostos per al contribuent.

• El termini es pot interrompre per qualsevol acció de l’ Agència Tributària, sempre que hagi estat degudament notificada.

• Es pot paralitzar per la interposició de reclamacions o recursos per part del contribuent.

• No és recomanable comptar cap enrere quatre anys per destruir la documentació anterior ja que caldrà revisar si s’ ha interromput el termini en algun impost.

Per tant, en alguns casos cal prestar especial atenció a l’ hora de conservar documents:

• Si en un exercici s’ han tingut pèrdues la documentació relacionada amb ell s’ haurà de conservar durant deu anys.

• Si l’ Agència Tributària ha realitzat revisions d’ impostos o presentat una declaració complementària es reinicia el temps de conservació. Per exemple, si una documentació del 2020 ha estat revisada el 2022 caldrà conservar-la fins al 2026.

• Pel que fa als actius, la documentació s’ ha de guardar quatre anys després de la seva completa amortització. És a dir, si comprem un bé el 2015 que s’acaba d’amortitzar el 2020 s’haurà de guardar la documentació fins al 2024.

• En el cas de compra d’ immobilitzat amb valor superior a 3.005,06 € s’ han de guardar les factures durant nou anys si són béns mobles i durant catorze si són immobles.

La sanció que s’imposa a les empreses per no presentar un requeriment obligatori en aquest aspecte és del 2% de la xifra de negoci, sent com a mínim de 10.000 €. Si hi ha hagut declaracions complementàries d’impostos com per exemple, si el 2022 presentes una complementària del 2018, el 2018 es posa en marxa de nou segons la complementària.

Des de fa uns anys el termini de prescripció per a la comprovació de les bases imposables i les deduccions és de 10 anys des de la fi del termini de presentació de la declaració en què es van generar.

L’ activitat sotmesa a un termini prescripció es limita a les actuacions indicades anteriorment però no a l’ activitat de comprovació que, per exemple, pot afectar tercers i comportar obligacions de subministrament d’ informació a la inspecció.

Les empreses han de tenir en compte els dos punts següents, ja que són fonamentals:

• Cal conservar tota la documentació que tingui relació amb els tributs durant el període de prescripció mercantil de sis anys.
• Desatendre un requeriment obligatori d’ informació pot suposar una sanció del 2% de la xifra de negocis de l’ infractor, amb un mínim de 10.000 euros.

Normativa laboral

La normativa laboral fa referència al conjunt de normes derivades del dret laboral que tenen per finalitat la regulació del treball per compte d’ altri en una relació de contraprestació.

Els contractes i documents laborals s’han de conservar un mínim de tres anys, segons el RDL 5/2000 de 4 d’agost. La documentació sobre seguretat social, durant 4 anys i la relativa a la matèria de riscos laborals són 5 anys.

L’ habitual és conservar tota la documentació durant 6 anys, com indica el Codi de Comerç. A més, la Llei Orgànica 7/2012 de 27/12, recomana guardar-la durant 10 anys.

Normativa mercantil

El dret mercantil és el conjunt de normes que regulen l’ activitat dels comerciants en l’ execució de la seva professió i tot allò relacionat amb això.

El Codi de Comerç és on es troben les normatives que fan referència al període de conservació dels documents. L’ article 30 estableix que les empreses han de guardar els seus llibres de comptabilitat, justificants i tota la documentació relacionada durant, almenys, sis anys. Aquest termini començarà a comptar en la data en què es va fer l’ últim assentament en els llibres.

Aquest article es refereix a la conservació de tots els documents, tant físics com digitals, incloent-hi els correus electrònics on s’ envia i rep la facturació.

Tanmateix, hi ha alguns documents que cal guardar fins que no tinguin validesa. Això vol dir que fins que no finalitzi l’ acció o els acords que s’ hi inclouen s’ han de conservar.

Alguns d’ aquests documents que és recomanable guardar són els llibres oficials de comptabilitat, els comptes anuals signats, els contractes de llarga durada i les còpies de seguretat informàtica dels registres comptables.

Normativa de Prevenció de Blanqueig de Capitals

La llei 10/2010, de Prevenció de Blanqueig de Capitals i Finançament de terrorisme, té com a objectiu la regulació i protecció del sistema financer.

Les asseguradores, entitats financeres, gestores d’ inversió i empreses similars han de conservar durant deu anys tota la documentació relacionada amb les seves operacions, d’ acord amb el que estableix l’ article 25 de l’ esmentada llei.

Com realitzar la conservació de documents

Quant a com realitzar la conservació de documents també hi ha establerta una forma específica per a això.

La principal característica de la documentació guardada és que ha d’ estar sempre en format original, no són vàlides les còpies ni fotocòpies. S’ ha de garantir, tant si la documentació és física com digital, que és autèntica i el seu contingut ha de ser original, llegible i legal.

L’ empresa i els professionals que estan al càrrec són els responsables de conservar la documentació, complir amb els terminis de conservació i que la documentació guardada compleixi amb tots els requisits establerts per la normativa.

On guardar documentació de l’ empresa

Després de conèixer tots els documents que cal guardar i el termini obligatori i recomanable, és possible que sorgeixi el dubte d ‘on emmagatzemar tota aquesta quantitat de paper. Tot i que algunes empreses compten amb un espai destinat per a això, en altres ocasions els resulta difícil fer-ho per qüestions d’espai o logística.

Una excel·lent solució davant d’aquest problema és el lloguer d’un traster per a empreses. Gràcies a les solucions d’emmagatzematge que t’oferim a Cabe, podràs emmagatzemar tota la teva documentació en un lloc segur i guanyar espai a la teva oficina. Compleix amb la normativa de conservació, guarda la teva documentació important a prop del teu lloc de treball i hi accedeix quan ho desitges amb un control d’accessos al centre per a més seguretat.

A més també pots emmagatzemar material extra d’oficina que no fas servir tan sovint (recanvis, caixes, etc.), estoc o equip de treball.

Guanya en seguretat i augmenta l’espai de la teva oficina amb Cabe. Oferim solucions logístiques a mida per a empreses i autònoms, i adaptem l’espai en cada moment segons les teves necessitats.

Tota aquesta informació és a tall informatiu i no com una guia per a les empreses. Si tens qualsevol dubte o pregunta contacta amb Cabe.

---