Cuánto tiempo hay que guardar los documentos en una empresa
Existen muchos aspectos complejos en todo lo que tiene que ver con las empresas y su actividad. En lo relativo a guardar documentos legales surgen muchas dudas sobre los plazos y tipos de documentos que tienen que guardarse obligatoriamente y cómo debe realizarse esa conservación.
Guardar documentos legales de una empresa, una tarea importante
En las empresas suele ocurrir que no se quiere tirar nada referente a la documentación que se ha ido generando por la actividad de la empresa. Sin embargo, aunque no es obligatorio guardarlo todo, sí es importante conocer cuáles son los plazos de conservación de la documentación relacionada con el negocio.
Y esto es fundamental, entre otras cosas, para cumplir con los requerimientos de información establecidos por la Agencia Tributaria y, así, evitar la sanción que puede suponer hasta el 2% de la cifra de negocio.
Estos plazos obligatorios durante los que hay que guardar los documentos legales pueden ser diferentes en función de qué tipo de documentación sea: tributaria, mercantil o laboral.
Tipos de documentos que hay que conservar
A la hora de guardar documentos legales hay que tener en cuenta el tipo de documentación de la que se trata:
Normativa fiscal
La normativa fiscal es el conjunto de normas que se encarga de regular los tributos, su establecimiento y aplicación.
En cuanto a la documentación de naturaleza fiscal que debe guardarse, es la Ley General Tributaria la que establece que son cuatro años los que deben guardarse los documentos desde su finalización.
Es necesario tener en cuenta lo siguiente en relación al plazo de cuatro años:
- Influye en la posibilidad de solicitar y obtener devolución de impuestos para el contribuyente.
- El plazo puede interrumpirse por cualquier acción de la Agencia Tributaria, siempre que haya sido debidamente notificada.
- Puede paralizarse por la interposición de reclamaciones o recursos por parte del contribuyente.
- No es recomendable contar hacia atrás cuatro años para destruir la documentación anterior pues habrá que revisar si se ha interrumpido el plazo en algún impuesto.
Por tanto, en algunos casos hay que prestar especial atención a la hora de conservar documentos:
- Si en un ejercicio se han tenido pérdidas la documentación relacionada con él deberá conservarse durante diez años.
- Si la Agencia Tributaria ha realizado revisiones de impuestos o presentado una declaración complementaria se reinicia el tiempo de conservación. Por ejemplo, si una documentación de 2020 ha sido revisada en 2022 habrá que conservarla hasta 2026.
- En cuanto a los activos, la documentación debe guardarse cuatro años tras su completa amortización. Es decir, si compramos un bien en 2015 que se termina de amortizar en 2020 se deberá guardar la documentación hasta 2024.
- En el caso de compra de inmovilizado con valor superior a 3.005,06€ se deben guardar las facturas durante nueve años si son bienes muebles y durante catorce si son inmuebles.
La sanción que se impone a las empresas por no presentar un requerimiento obligatorio en este aspecto es del 2% de la cifra de negocio, siendo como mínimo de 10.000 €. Si ha habido declaraciones complementarias de impuestos como por ejemplo, si el 2022 presentas una complementaria del 2018, elplazo se pone en marcha de nuevo segun la complementaria.
Desde hace unos años el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles y las deducciones es de 10 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.
La actividad sometida a un plazo prescripción se limita a las actuaciones indicadas anteriormente pero no a la actividad de comprobación que, por ejemplo, puede afectar a terceros y comportar obligaciones de suministro de información a la inspección.
Las empresas deben tener en cuenta los dos siguientes puntos, ya que son fundamentales:
- Es necesario conservar toda la documentación que tenga relación con los tributos durante el periodo de prescripción mercantil de seis años.
- Desatender un requerimiento obligatorio de información puede suponer una sanción del 2% de la cifra de negocios del infractor, con un mínimo de 10.000 euros.
Normativa laboral
La normativa laboral hace referencia al conjunto de normas derivadas del derecho laboral que tienen por finalidad la regulación del trabajo por cuenta ajena en una relación de contraprestación.
Los contratos y documentos laborales deben conservarse un mínimo de tres años, según el RDL 5/2000 de 4 de agosto. La documentación sobre seguridad social, durante 4 años y la relativa a la materia de riesgos laborales son 5 años.
Lo habitual es conservar toda la documentación durante 6 años, como indica el Código de Comercio. Además, la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12, recomienda guardarla durante 10 años.
Normativa mercantil
El derecho mercantil es el conjunto de normas que regulan la actividad de los comerciantes en la ejecución de su profesión y todo lo relacionado con ello.
El Código de Comercio es donde se encuentran las normativas que hacen referencia al período de conservación de los documentos. El artículo 30 establece que las empresas deben guardar sus libros de contabilidad, justificantes y toda la documentación relacionada durante, al menos, seis años. Este plazo comenzará a contar en la fecha en la que se hizo el último asiento en los libros.
Este artículo se refiere a la conservación de todos los documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo los correos electrónicos donde se envía y recibe la facturación.
Sin embargo, hay algunos documentos que es necesario guardar hasta que no tengan validez. Esto quiere decir que hasta que no finalice la acción o los acuerdos que en ellos se incluyen se deben conservar.
Algunos de estos documentos que es recomendable guardar son los libros oficiales de contabilidad, las cuentas anuales firmadas, los contratos de larga duración y las copias de seguridad informática de los registros contables.
Normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales
La ley 10/2010, de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación de terrorismo, tiene como objetivo la regulación y protección del sistema financiero.
Las aseguradoras, entidades financieras, gestoras de inversión y empresas similares deben conservar durante diez años toda la documentación relacionada con sus operaciones, de acuerdo con lo establecido en el artículo 25 de la citada ley.
Cómo realizar la conservación de documentos
En cuanto a cómo realizar la conservación de documentos también hay establecida una forma específica para ello.
La principal característica de la documentación guardada es que debe estar siempre en formato original, no son válidas las copias ni fotocopias. Se debe garantizar, tanto si la documentación es física como digital, que es auténtica y su contenido debe ser original, legible y legal.
La empresa y los profesionales que están al cargo son los responsables de conservar la documentación, cumplir con los plazos de conservación y de que la documentación guardada cumpla con todos los requisitos establecidos por la normativa.
Dónde guardar documentación de la empresa
Tras conocer todos los documentos que es necesario guardar y el plazo obligatorio y recomendable, es posible que surja la duda de dónde almacenar toda esa cantidad de papel. Aunque algunas empresas cuentan con un espacio destinado para ello, en otras ocasiones les resulta difícil hacerlo por cuestiones de espacio o logística.
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Toda esta información es a modo informativo y no cómo una guia para las empresas. Si tienes cualquier duda o pregunta contacta con Cabe.
